Com guardar còmodament els documents a casa?

Hi ha moltes situacions en què fem servir pòlisses d'assegurances, certificats i certificats. Per tant, per tenir a mà els papers necessaris, les persones es veuen obligades a guardar documents a casa. Però, com fer-ho correctament perquè res es perdi o es faci malbé?

Quins documents s'han de conservar?

Qualsevol persona moderna té molts trossos de paper per a totes les ocasions. Però no tots val la pena guardar-los.

Aquí teniu una llista de documents que heu de tenir a casa:

• La llista s'obre amb els passaports i altres documents familiars. Per exemple, testaments, certificats.
• Certificats, poders, rebuts i altres coses relacionades amb béns immobles i transports.
• Diplomes, diplomes, certificats, certificats que confirmin la disponibilitat de l'ensenyament.
• Papers relacionats amb activitats professionals: llibres de treball, convenis, contractes.
• Resultats d'exàmens, polítiques mèdiques i carnets.
• Targetes de garantia, rebuts d'electrodomèstics i mobles.
• Papers relacionats amb els impostos.

Per separat, podeu seleccionar documents electrònics o simplement dades en format digital. Per regla general, corresponen a un dels punts anteriors i també estan subjectes a emmagatzematge.

Quant de temps s'han de conservar els papers?

Els documents es poden dividir per temps d'emmagatzematge. Depèn del període de validesa de cada escorça concreta.

• Permanent. Aquests papers haurien d'estar sempre a mà.Es tracta de certificats de matrimoni, certificats de naixement, diplomes de formació, dades mèdiques, informació certificada per notari, testaments, certificats de pensions.
• Llarg termini. Documents per a béns immobles, cotxes i articles cars. Aquests també inclouen papers professionals. També podeu definir xecs i rebuts aquí. Això és una cosa que s'emmagatzema durant molt de temps i es manté rellevant durant un període de temps determinat.
• Curt termini. Es recomana conservar els certificats de serveis de metges, advocats i professors durant tres anys. Els contractes i declaracions de serveis públics assumeixen el mateix període.
• Inútil. Podeu llençar immediatament materials educatius i informatius innecessaris, instruccions per a coses ben estudiades, fulls de càlcul, etc.

Per separat, podem destacar documents opcionals, que, però, són de gran importància per al seu propietari. Aquests inclouen diaris personals, notes, fotografies i altres records. Normalment aquestes coses també duren molt de temps.

Per tant, s'aconsella llençar tot allò que no s'utilitza actualment i que no pot ser útil en el futur. Per mantenir l'ordre, cal netejar regularment els contenidors i desfer-se de les escombraries acumulades, alhora que ordenar els documents realment importants.

Consells per guardar els papers essencials

Per regla general, la majoria de les llars emmagatzemen papers com a estàndard.

1. En primer lloc, els documents s'ordenen per àrees: casa, feina, medicina i altres.
2. Després es col·loquen en carpetes signades, la qual cosa, sens dubte, evitarà que et perdis entre els papers.
3. Els conjunts resultants es col·loquen en una caixa o bossa separada. Per cert, per comoditat, sovint es fan particions dins del "contenidor" per evitar que les carpetes es barregin.Al mateix temps, heu d'assegurar-vos que la ubicació d'emmagatzematge sigui inaccessible per a nens i animals, però que estigui convenientment per al seu ús.

És una bona idea mantenir separats els documents personals que s'utilitzen amb freqüència. El passaport, la targeta mèdica, el número d'identificació fiscal (TIN) i el certificat de pensió cabran còmodament a les bosses de plàstic tancades amb una cremallera. Aquests paquets són hermètics i mantindran el contingut en perfecte ordre, evitant que, per exemple, es mulli. Al mateix temps, els documents relacionats amb la salut s'han d'emmagatzemar de la manera més accessible possible, per no perdre temps si es necessiten amb urgència.

Sempre és una bona idea tenir fotocòpies dels papers importants a casa. Hi ha tot tipus de casos, i aquesta reserva pot ajudar en una situació imprevista.

Els documents especialment importants es poden dipositar en una caixa forta. El mercat modern ofereix una gran selecció d'instal·lacions d'emmagatzematge, de manera que qualsevol comprador pot triar alguna cosa adequada. Però és millor guardar els documents en una caixa forta no en carpetes de plàstic: en cas d'incendi, el material que els compone es fon més ràpid que el paper.

Maneres no trivials d'emmagatzemar documents

La descripció sembla avorrida? Cap problema! Hi ha maneres més interessants i còmodes d'emmagatzemar papers.

• • Tauler organitzador. Hi ha moltes opcions per a aquest dispositiu. En la seva forma més senzilla, és un panell al qual s'adjunten papers amb botons. En versions més complexes, el tauler pot tenir calaixos petits i suports penjants.

• • Mini aparador. És exactament el mateix que una calaixera normal, però molt més petita. És molt convenient emmagatzemar-hi documents. Estant ordenats en diferents compartiments, mai es perdran! Els calaixos de la còmoda poden tenir diferents mides: petits per a trossos de paper petits, grans per dibuixos.

• • Caixa penjant. Només una petita caixa o cistella enganxada a la paret com una bústia. En tal cosa, col·locat al passadís, és convenient emmagatzemar cartes i rebuts portats.

• • Butxaca del sobre. Similar a l'opció anterior, però no és una caixa, sinó un sobre. El podeu enganxar a una taula, nevera, armari. Us permet emmagatzemar els documents necessaris temporalment sense ocupar espai valuós.

• • Cistella d'escombraries. No, no escombraries - especial, per a l'emmagatzematge. Col·locat sobre una taula o en un armari, pot tenir diversos compartiments. Una manera senzilla, econòmica, però eficaç d'emmagatzemar documents.

• • Els papers d'ús freqüent es poden guardar en una carpeta de maletí. Té una nansa de transport. Està dissenyat perquè els documents que hi ha no s'arruguin. Dissenyat normalment per a paper A4. Si cal, per no perdre el temps buscant les crostes necessàries, simplement podeu agafar una carpeta de maletí i fer negocis.

Utilitzem tecnologies digitals

Les instruccions per a medicaments, dispositius i equips d'oficina ocupen molt d'espai. És molt més fàcil emmagatzemar-los electrònicament. Per fer-ho, cal trobar la mateixa informació a Internet i comparar-la amb la que hi ha disponible a la font material per assegurar-ne la identitat. Només podeu fer una foto de les instruccions i desar-les en una carpeta del vostre ordinador. Només cal que seleccioneu aquest últim de manera que no el suprimiu accidentalment. És millor escriure una altra còpia dels fitxers resultants en un suport extern, com una targeta de memòria, o enviar-la a l'emmagatzematge al núvol.

Per si de cas, podeu escanejar altres documents. Però llavors hauríeu de preocupar-vos per la seguretat del sistema electrònic d'un possible atac de pirates informàtics. A ningú li agraden les dades personals que es filtren a Internet.

Per cert, utilitzar un ordinador o un telèfon mòbil és convenient per fer un seguiment de les dates de caducitat dels papers. N'hi ha prou amb introduir les dates requerides al "calendari" perquè el dispositiu electrònic us notifiqui sobre el final del període de validesa d'una crosta concreta. Aleshores només queda desfer-se del paper innecessari.

Potser la regla principal per emmagatzemar documents a casa és senzilla: un treball acurat i regular amb els papers de la llar és la clau per garantir que el document necessari no es perdi en el moment més important.

No val la pena conservar tots els documents. Però hi ha molts papers que cadascú de nosaltres hauria de tenir amb nosaltres. S'han de mantenir en llocs segurs i aïllats, però de fàcil accés. Podeu fer còpies electròniques i periòdiques de documents; probablement us seran útils. En qualsevol cas, un emmagatzematge acurat i una classificació acurada dels papers ajudaran a mantenir-los segurs.